Onnistuneen kiinteistöpalveluhankinnan edut kantavat koko sopimuskauden ajan

Ramboll yhdistää palvelussaan hankinta- ja substanssiosaamisen. Tuemme tilaajaa tarjouspyynnön valmistelusta koko sopimuskauden aikaiseen ohjaukseen. Hallitsemme uudistetun hankintalain mukaiset hankintamenettelyt ja tiedämme, millainen tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoisia ja realistisesti hinnoiteltuja tarjouksia.

Sopimukset lukitsevat tilaajan joko hyvään tai huonoon ratkaisuun usein pitkäksi aikaa. Epäonnistuneen hankinnan uudestaan kilpailuttaminen on kallista ja työlästä. Hankinnan laatu kannattaakin varmistaa etukäteen, ei jälkikäteen.

Hyvin valmisteltu hankinta tuo tilaajalle:

• selkeän tarjouspyynnön, joka houkuttelee parhaat tarjoajat ja tuottaa vertailukelpoisia, realistisesti hinnoiteltuja tarjouksia
• ylläpitokustannusten säästöä sekä kustannusten hallintaa ja ennakointia koko sopimuskaudelle
• sopimusehdot, jotka suojaavat tilaajaa ja hallitsevat toimittajariskiä
• ydintoimintaa tukevan palvelun ja tyytyväiset käyttäjät
• sosiaalisen ja ekologisen vastuullisuuden sekä huoltovarmuuden huomioimisen jo valmisteluvaiheessa
• pienemmän valitusriskin markkinaoikeuteen julkisissa hankinnoissa, mikä korostuu uudistuneen hankintalain myötä

Hankinta ei kuitenkaan pääty sopimuksen allekirjoitukseen. Silloin alkaa varsinainen työ.

Selvitystemme mukaan kiinteistöpalveluiden sopimusjohtaminen on usein hallinnollista ja reaktiivista. Sopimus tehdään, mutta arjessa se jää taka-alalle, ja ongelmiin reagoidaan vasta, kun niitä ilmenee. Seuraukset ovat tuttuja: tulkintakiistoja, reklamaatiokulttuuria, kustannusylityksiä ja heikkenevää palvelutasoa.

Aktiivisesti johdettu sopimus toimii toisin. Sillä on nimetty omistaja, selkeät mittarit ja säännöllinen vuoropuhelu palveluntuottajan kanssa. Muutokset ennakoidaan, ja palvelua kehitetään yhdessä koko sopimuskauden ajan. Onnistuminen ei riipu järjestämismuodosta vaan kyvystä johtaa kokonaisuutta.

Sopimus ei johda itse itseään – jos sopimusta ei johdeta, sitä tulkitaan.