Kiinteistöpalvelut kuntasektorilla – miksi kokonaisuuden johtaminen ratkaisee?

Rambollin tuore selvitys kiinteistöpalveluiden järjestämisestä kuntasektorilla osoittaa, että haasteet eivät liity ensisijaisesti siihen, tuotetaanko palvelut omana työnä vai ostopalveluina, vaan siihen, miten kokonaisuutta johdetaan.

Kunnissa hyödynnetään rinnakkain omaa palvelutuotantoa, ostopalveluita ja erilaisia hybridimalleja. Valinnat ovat vahvasti sidoksissa kuntakokoon, sijaintiin, paikallisiin markkinoihin ja henkilöstöresursseihin. Yhtä oikeaa mallia ei ole, eikä sellaista selvityksen perusteella kannata edes etsiä. Sen sijaan korostuu tarve tarkastella kiinteistöpalveluita kokonaisuutena – palveluina, resursseina, riskeinä ja tietona.

Selvityksen mukaan erityisesti sopimusten johtaminen on monissa kunnissa kehittämiskohde. Ostopalveluissa ja hybridimalleissa sopimusjohtaminen jää usein hallinnolliseksi ja reaktiiviseksi: kustannuksia seurataan, mutta palvelun kehittäminen, vastuullisuus ja varautuminen jäävät taka-alalle. Toimiva sopimusjohtaminen edellyttää selkeitä vastuita, säännöllistä vuoropuhelua ja riittäviä tilaajaorganisaation resursseja.

Toinen keskeinen havainto liittyy kiinteistötiedon hallintaan. Järjestelmiä ja huoltokirjoja on käytössä lähes kaikissa kunnissa, mutta tiedon hyödyntäminen vaihtelee. Kun tieto ei ole ajantasaista tai sitä ei kytketä päätöksentekoon, kiinteistöpalveluiden ohjaus perustuu helposti kokemukseen ja oletuksiin tiedon sijaan. Tiedolla johtaminen onkin yksi keskeisimmistä tulevaisuuden kehittämistarpeista.

Vastuullisuus ja huoltovarmuus tunnistetaan kunnissa tärkeiksi, mutta ne jäävät usein osaksi hiljaista toimintakulttuuria. Selvitys osoittaa, että näitä teemoja tulisi käsitellä nykyistä näkyvämmin osana hankintoja, sopimuksia ja johtamista – ei vain arvoina, vaan konkreettisina tavoitteina ja vaatimuksina.

Yhteenvetona selvityksen viesti on selkeä: kiinteistöpalvelut eivät ole tukitoiminto, vaan strateginen edellytys kuntien toimivuudelle. Tulevaisuuden haasteisiin ei vastata yksittäisiä järjestämismalleja vaihtamalla, vaan vahvistamalla kokonaisuuden johtamista, sopimusosaamista ja tiedolla päätöksentekoa.